Varstvo osebnih podatkov

1. Namen tega obvestila

To obvestilo pojasnjuje, kako se pri uporabi platforme govorilneure.si obdelujejo osebni podatki staršev oziroma skrbnikov, učencev in dijakov, zaposlenih na šolah ter drugih uporabnikov platforme.

Platforma govorilneure.si je namenjena organizaciji in razporejanju terminov govorilnih ur v osnovnih in srednjih šolah.

Osebnih podatkov, zbranih za organizacijo govorilnih ur, ne uporabljamo za oglaševanje, neposredno trženje, oblikovanje trženjskih profilov ali pošiljanje komercialnih sporočil. Podatkov ne prodajamo.

2. Upravljavec in obdelovalec podatkov

Kadar starš ali skrbnik uporablja platformo za prijavo na govorilne ure posamezne šole, je upravljavec osebnih podatkov praviloma izbrana šola.

Podatki o upravljavcu so prikazani na strani posamezne šole:

• naziv in naslov šole;
• kontaktni elektronski naslov;
• kontakt pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov, kadar jo je šola imenovala;
• pravna podlaga, ki jo je določila šola.

Ponudnik platforme in pogodbeni obdelovalec je:

NEJKO, informacijska tehnologija, d.o.o.
Cankarjeva ulica 1
6230 Postojna
Matična številka: 8774803000
ID za DDV: SI68943768
E-pošta: info@nejko.si
Spletna stran: govorilneure.si

NEJKO d.o.o. podatke v imenu šole obdeluje izključno za zagotavljanje delovanja platforme, razporejanje terminov, pošiljanje transakcijskih elektronskih sporočil, tehnično podporo, varnost in odpravljanje napak.

NEJKO d.o.o. je samostojni upravljavec samo pri obdelavi podatkov, potrebnih za zagotavljanje varnosti spletnega mesta, komunikacijo s podporo, upravljanje uporabniških računov šolskih administratorjev in izvajanje pogodbenega razmerja s šolami.

3. Katere osebne podatke obdelujemo

Podatki starša oziroma skrbnika

• ime in priimek;
• elektronski naslov;
• podatek o potrditvi elektronskega naslova;
• datum in čas prijave oziroma potrditve.

Podatki učenca oziroma dijaka

• ime in priimek;
• letnik oziroma razred;
• oddelek;
• šola, ki jo obiskuje.

Podatki o prijavi

• izbrani učitelji oziroma profesorji;
• dodeljeni termini;
• učilnice oziroma lokacije sestankov;
• trajanje posameznega sestanka;
• status prijave, potrditve ali preklica;
• datum in čas izvedenih dejanj.

Tehnični in varnostni podatki

• naslov IP;
• vrsta naprave in spletnega brskalnika;
• datum in čas dostopa;
• zahtevani spletni naslov;
• tehnični dnevniki delovanja;
• podatki o napakah;
• varnostni podatki, potrebni za preprečevanje zlorab.

Podatki uporabnikov šolskega administratorstva

• ime in priimek;
• službeni elektronski naslov;
• šola in uporabniška vloga;
• podatki o prijavah in pomembnih administrativnih dejanjih.

Platforma ni namenjena vnosu zdravstvenih podatkov, diagnoz, posebnih potreb, opisov učnega uspeha, vedenjskih podatkov ali drugih posebnih vrst osebnih podatkov. Uporabniki takih podatkov ne smejo vpisovati.

4. Nameni in pravne podlage

Podatki se obdelujejo za:

• preverjanje pravilnosti elektronskega naslova;
• preprečevanje lažnih ali podvojenih prijav;
• organizacijo govorilnih ur;
• samodejno razporejanje prostih terminov;
• preprečevanje časovnega prekrivanja sestankov;
• pošiljanje potrditve in razporeda po elektronski pošti;
• obveščanje o spremembi ali odpovedi termina;
• omogočanje pregleda prijav pooblaščenim zaposlenim šole;
• zagotavljanje informacijske varnosti;
• odkrivanje in odpravljanje tehničnih napak;
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Pri javnih osnovnih in srednjih šolah obdelava praviloma poteka zaradi izvajanja nalog šole v javnem interesu v skladu s točko (e) prvega odstavka 6. člena GDPR ter predpisi s področja vzgoje in izobraževanja.

Kadar ta pravna podlaga ni ustrezna, šola določi drugo zakonito pravno podlago in jo navede v svojem obvestilu o varstvu osebnih podatkov.

NEJKO d.o.o. kot pogodbeni obdelovalec ne določa namenov ali pravne podlage obdelave prijav, temveč ravna po dokumentiranih navodilih šole.

Obdelava tehničnih dnevnikov, preprečevanje zlorab in zagotavljanje varnosti temelji na zakonitem interesu varnega in zanesljivega delovanja platforme v skladu s točko (f) prvega odstavka 6. člena GDPR.

Kadar je obdelava potrebna za izvedbo pogodbe s šolo, temelji na točki (b) prvega odstavka 6. člena GDPR. Izpolnjevanje zakonskih obveznosti temelji na točki (c) prvega odstavka 6. člena GDPR.

5. Ali je posredovanje podatkov obvezno?

Posredovanje zahtevanih podatkov je prostovoljno, vendar brez njih elektronske prijave na govorilne ure ni mogoče izvesti.

Če uporabnik podatkov ne želi posredovati prek platforme, se lahko glede drugih možnosti prijave obrne neposredno na šolo.

Uporabnik mora posredovati pravilne podatke in biti upravičen posredovati podatke učenca oziroma dijaka.

6. Potrditev elektronskega naslova

Pred izbiro učiteljev oziroma dokončno prijavo platforma zahteva potrditev elektronskega naslova.

Na navedeni naslov se pošlje enkratna povezava ali koda. Potrditev elektronskega naslova pomeni samo, da ima uporabnik dostop do navedenega elektronskega predala. Ne predstavlja preverjanja identitete ali dokazila o statusu starša oziroma skrbnika.

Potrditvene povezave in kode so časovno omejene ter se po uporabi ali poteku veljavnosti ne morejo več uporabiti.

7. Samodejno razporejanje terminov

Platforma uporablja računalniški postopek, ki na podlagi:

• izbire učiteljev oziroma profesorjev;
• razpoložljivih terminov;
• trajanja sestankov;
• že potrjenih prijav;
• preprečevanja prekrivanja terminov

pripravi časovno razporeditev govorilnih ur.

Postopek ne ocenjuje učenca, starša ali učitelja, ne oblikuje profilov in nima pravnih ali primerljivo pomembnih učinkov na posameznika. Njegov namen je samo tehnično razporejanje sestankov.

Če je razpored neustrezen ali pride do napake, lahko uporabnik zahteva ročni pregled oziroma popravek pri šoli.

8. Prejemniki podatkov

Do podatkov lahko dostopajo samo:

• ustrezno pooblaščeni zaposleni izbrane šole;
• učitelji oziroma profesorji v obsegu, potrebnem za izvedbo njihovih sestankov;
• pooblaščene osebe NEJKO d.o.o., kadar je dostop potreben za podporo, vzdrževanje ali odpravljanje napak;
• pogodbeni ponudniki gostovanja, podatkovne baze in pošiljanja transakcijske elektronske pošte;
• državni organi ali druge upravičene osebe, kadar to zahteva zakon.

Posamezni učitelj ima dostop samo do prijav, ki se nanašajo nanj. Šolski administrator ima dostop samo do podatkov svoje šole. Druge šole nimajo dostopa do teh podatkov.

Pogodbeni ponudniki smejo podatke obdelovati samo po dokumentiranih navodilih ter ob ustreznih pogodbenih, organizacijskih in varnostnih ukrepih.

Aktualni seznam podobdelovalcev je objavljen na govorilneure.si/podobdelovalci.

9. Prenosi v tretje države

Podatke prednostno obdelujemo v Evropski uniji oziroma Evropskem gospodarskem prostoru.

Če posamezen tehnični ponudnik podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, se prenos izvede samo ob ustrezni pravni podlagi in zaščitnih ukrepih, kot so sklep Evropske komisije o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule.

Podrobnosti o posameznem ponudniku in lokaciji obdelave so navedene na seznamu podobdelovalcev.

10. Čas hrambe

Podatke hranimo samo toliko časa, kot je potrebno za namen njihovega zbiranja:

• nepotrjeni vnosi in nepotrjeni elektronski naslovi: največ 24 ur;
• potrditvene kode in povezave: do uporabe oziroma največ 24 ur;
• podatki o prijavi in razporedu: do 30 dni po izvedbi govorilnih ur;
• kopije podatkov v varnostnih kopijah: največ dodatnih 30 dni;
• tehnični in varnostni dnevniki: največ 30 dni, razen kadar je daljša hramba potrebna zaradi preiskave varnostnega dogodka;
• podatki šolskih administratorjev: v času sodelovanja s šolo in največ 90 dni po ukinitvi dostopa;
• komunikacija s tehnično podporo: največ dve leti po zaključku komunikacije;
• pogodbeni in računovodski podatki: skladno z zakonskimi roki.

Po poteku roka se podatki izbrišejo ali nepovratno anonimizirajo, razen če zakon ali dokumentirana zahteva šole določa drugače.

11. Varnost podatkov

Za varovanje podatkov uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, med drugim:

• šifriran prenos podatkov;
• omejevanje dostopa glede na uporabniško vlogo;
• zaščito uporabniških računov;
• beleženje pomembnih administrativnih dejanj;
• časovno omejene potrditvene povezave;
• varnostne kopije;
• nadzor in odpravljanje varnostnih ranljivosti;
• postopke ob zaznavi kršitve varstva osebnih podatkov.

Kljub ustreznim ukrepom popolne varnosti prenosa ali hrambe podatkov ni mogoče zagotoviti.

12. Pravice posameznika

Posameznik lahko glede na okoliščine zahteva:

• dostop do svojih osebnih podatkov;
• popravek netočnih ali nepopolnih podatkov;
• izbris podatkov;
• omejitev obdelave;
• ugovor obdelavi;
• prenosljivost podatkov, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji;
• informacije o obdelavi podatkov.

Zahtevo glede prijave na govorilne ure je treba praviloma nasloviti na šolo, ki je upravljavec podatkov. Kontakt šole je naveden na njeni strani.

Zahtevo je mogoče poslati tudi na info@nejko.si. Če je za njeno reševanje pristojna šola, bo zahteva varno posredovana ustreznemu upravljavcu.

Pred obravnavo zahteve se lahko zahteva razumno preverjanje identitete. Na zahtevo se odgovori brez nepotrebnega odlašanja in praviloma najpozneje v enem mesecu.

13. Pritožba nadzornemu organu

Če posameznik meni, da se njegovi podatki obdelujejo nezakonito, lahko vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Spletna stran: www.ip-rs.si
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si

Priporočamo, da se posameznik pred vložitvijo pritožbe obrne na šolo ali na info@nejko.si, da lahko težavo poskusimo rešiti.

14. Piškotki in podobne tehnologije

Javni del platforme ne uporablja oglaševalskih ali trženjskih piškotkov.

Platforma lahko uporablja nujno potrebne piškotke oziroma podobne tehnologije za:

• varno prijavo šolskih administratorjev;
• vzdrževanje uporabniške seje;
• zaščito pred zlorabami;
• shranjevanje začasnega stanja postopka prijave;
• pravilno in varno delovanje platforme.

Takih tehnologij ni mogoče izključiti prek pasice, ker so potrebne za delovanje zahtevane storitve.

Če bodo v prihodnje uvedeni analitični, oglaševalski ali drugi nenujni piškotki, se ne smejo aktivirati pred uporabnikovo veljavno izbiro. Takrat je treba dodati sistem upravljanja soglasij in ustrezno posodobiti to obvestilo.

15. Elektronska sporočila

Elektronski naslov se uporablja samo za:

• preverjanje elektronskega naslova;
• potrditev prijave;
• pošiljanje razporeda;
• obvestila o spremembi ali odpovedi termina;
• varnostna in nujna obvestila, povezana s prijavo.

Uporabnik na podlagi prijave ne bo vključen na seznam za oglaševanje ali e-novice.

Zaradi varovanja zasebnosti v zadevi elektronskega sporočila praviloma ne prikazujemo imena učenca oziroma dijaka.

16. Spremembe obvestila

Obvestilo lahko občasno posodobimo zaradi sprememb delovanja platforme, ponudnikov ali zakonodaje. Na vrhu strani je vedno naveden datum zadnje posodobitve.

O bistvenih spremembah, ki vplivajo na že zbrane podatke, bomo šole oziroma prizadete uporabnike ustrezno obvestili.

17. Kontakt

Za vprašanja glede delovanja platforme ali obdelave podatkov s strani NEJKO d.o.o. pišite na:

info@nejko.si

Za vprašanja glede konkretne prijave, njene vsebine, pravne podlage ali dostopa zaposlenih se obrnite na izbrano šolo.